テックワークトーク #12 ファイル名とフォルダ名のこだわり

テックワークトーク, 業務改善

前回は「写真のデジタル保管」がテーマだったのですが、今回はその流れもありパソコンで使う「ファイル」や「フォルダ」の名前についてそれぞれのこだわりポイントを紹介しました。

日付とバージョン番号のこだわり

まずお話したのは「ファイル名」にどの様な情報を含めるか?ということ。私の場合は「日付」と「バージョン番号」を別々に付けています。
え?ファイルを識別するために日付を付けてるんじゃないの?
と思われるかもしれませんが、その目的は
  • 日付(yyyymmdd) ・・・ データの締め日、資料を使った提案日、納期
  • バージョン番号 (v0.00)・・・ ファイルを更新したことを識別するための連番
というように使い分けています。
1つのファイルを更新している時に、更新日付や更新者は重視していないのでそれらはファイル名には付けていません。

フォルダ構成はテンプレートに沿って

フォルダ構成についても面白い話が出ました。そもそもフォルダを分ける目的は「沢山のファイルを分類して格納し、後から辿りやすくする」と考えています。そのように考え、様々な試行錯誤の結果
  • 年度
  • プロジェクト
    •  00.管理
    •  10.スケジュール
    •  20.体制
    •  ・・・
    •  90.その他
のような形でテンプレート化しています。
難しいのは、「複数のプロジェクトに関連する資料の格納場所」や「フォルダの整理でファイルの場所を変更した時」ですね。個人的には関連の有りそうなフォルダ(後から辿りそうなフォルダ)にショートカットを置くようにしています。

ファイル管理システム

トークの中では「そう言えば最近、フォルダのパスを人に伝えることが少なくなった。」という話が出ました。私もサイボウズに転職してからはグループウェア上にファイルを添付することはあっても、フォルダパスを伝えたことは無いな、と。
ファイルに関連するコミュニケーションもグループウェア上(もしくはkintone上)で行いますし、他の会社の方ともGoogle DriveのリンクをMessengerで伝えたりと「保管している場所」を覚える・伝えることが以前に比べて本当に少なくなった、と気づきました。

クラウド環境、タグ付け、検索機能の充実・・・

「ファイルの保管場所情報」の価値が薄れてきている中で、チームで作業する上でこのようなフォルダ構成やファイル命名のTipsもだんだんと価値が小さくなってくるような気がします。それでも個人レベルの作業効率化という意味では価値があるかもしれません。引き続き研鑽していきたいと思います。

 今回のグラレコ

今回から話の内容や後から気づいたことなどを手書きメモにして掲載しようと思います。テキストで書くより説明しやすいですし、倉林工房のサービスの一つとして「情報整理」や「対面手書きメモ」の品質を上げていきたいと思います。
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